Canon 推动未来智慧办公室,助企业迈向数位转型之路


2020-06-06


Canon 推动未来智慧办公室,助企业迈向数位转型之路

人工智慧(AI)和智慧技术应用的快速崛起为各行各业带来颠覆式的转变,而财务部门担当企业决策与内控的核心部门,如何善用新兴科技跳脱既有的财务报表框架,协助企业以综观的视野洞悉全局?

身为企业智慧商务解决方案专业顾问的 Canon,针对企业转型中所需的关键趋势举办「 Skybar 云端解忧吧」,最终场聚焦财务管理,邀请勤业众信管理顾问营运长郑兴、Canon 商务解决方案事业群行销处资深经理王友三,共同探讨财务部门在迈向数位化转型的过程中需要掌握的关键行动,协助公司评估风险、优化作业流程并创造具洞察力及可控性的财务功能。

善用数据解决方案  促使财务部门发挥关键职能

郑兴分享 Deloitte 全球最新一季「财务长信号」问卷调查结果显示,流程科技、云端科技为目前财务组织最常引用的趋势科技;约有三分之一受访财务长表示,推行的财务功能数位转型专案已通过试行阶段,更有 11% 已达到预期的成效。他认为财务部门除了扮演营运家、监督家的角色,同时更是企业重要的策略家与激励者,善用数位工具就能完整发挥财务人的关键功能,从基础数据分析进化为预测分析能力。

王友三分享国外客户成功导入经验指出,当一家企业营业额快速成长时,内部财务作业量日益渐增,势必面临到应该是否扩编人员的抉择。Canon 建议可以先从最基础的资料库数位化开始着手,例如使用输出装置搭配 ThereforeTM 文件 / 资讯管理系统,将传统实体纸本作业移转成数位化作业,既能短完成流程所需时间、降低列印成本与储存空间的需求,同时减少人工错误与重複作业的可能。或是进一步搭配安全稳定的数据决策平台,整合 ERP、Excel 各种财务系统中所有庞大且複杂的数据资料,将基础数据转化为企业策略分析层面,加强组织绩效的可视性,让各级管理决策者即时看到直觉性、图像化的财务综合财务指标、资产负债结构等关键讯息,成为强有力的决策支撑,辅助企业做出正确的决策,

人工智慧发展前端 AP  应付帐款自动化方案  节省最少人力将营业效率最大化

「财务部门应该花大多时间在改善绩效而非报告绩效」,郑兴表示,财务部门长期面临堆积如山的报表文件、不完善的作业系统,许多财务长没有时间去设想科技可能为公司带来的效率或是对改变抱持着怀疑的态度。 王友三建议可以在既有的 AP 应付帐款系统中加入机器学习功能,秒速将各类型文件转化为文字,解决合约、发票凭证、装箱单、L/C 信用状等需要大量耗时输入的问题。再结合流程机器人(RPA)将具有重複性、带基本逻辑规则的人工作业流程自动化,加速发票扫描、帐务资料电子化步骤,相较人工处理节省 45% 以上的处理时间;除此之外,也能让系统学习辨识重要的发票,避免重複付款或发掘採购弊端,最后作业流程仅剩下约 10% 由人工作业处理,财务人员就能将心力专注于如何削减超支部门的支出,或与资金部同仁讨论汇率对沖策略等决策面问题。财务部门也可利用专用的文件扫描器提升工作效率,新型的文件扫描器有效辨识处理不同尺寸与材质的文件,强化影像并产出清晰锐利的数位档案,也达到防範重要财务资讯于公共设备中曝光的可能性。

扩大企业保护伞  进阶版影像稽核软体  完善文件最后一哩保护

在企业创新转型的过程中,许多重要机密常在不经意中被窃取,造成难以弥补的损失。郑兴提出大多企业的利害关係人,都期望财务高阶主管都能有效影响经营管理及控管财务数字的风险,假如能透过系统自动扫描每笔交易明细,侦测到可能的异常事件,即时通知稽核单位,就能在事件发生前及早採取行动因应。王友三指出,现行资讯安全法令与制度制定更加严峻,部分企业往往只看到外部的威胁,却忽略来自内部的人为疏失风险,尤其办公室的事务机就是最容易被忽略的资安防漏点。Canon 进化版的事务设备影像稽核管理软体(iWSAM Output Audit)能为企业提供更好的保障及监控措施,除了记录多功能複合机上所有操作的活动,在面对潜在的资讯外洩或文件滥用情况下,管理者能主动设定告警关键字,当侦测可能的异常事件就会自动 email 通知相关主管单位即早因应。搭配 Canon imageRUNNER ADVANCE 第三代系列,本机所提供的 PDF 加密功能,在开启 PDF 的当下自动套入该部门浮水印,以及加入当下开启使用者名称、时间与档案内容,协助企业有效防堵列印机密外洩,完善文件资安最后一哩保护。  



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